修订日期 修订条款 2009-7-10 修 订 内 容 初版制订 修订人 姜芳 ---- 文件编号： M—P—QA001 版本： A 文件名称： 文件管理程序 页码： 第2页，共6页 1.0目的 为了有效规范与管理本公司的文件，确保各相关场所均使用现行文件的有效版本，特此制订。 2.0范围 运用对本公司的所有受控文件进行控制与管理。 3.0名词定义 3.1 QMS体系文件包括手册（一阶）、程序文件（二阶）及工作文件（三阶）、表单记录（四阶）等。 3.2工程受控文件包括各类工程图纸、生产流转单、技术通知或报告等。 3.3外来文件包括供方或顾客提供的各类型文件、行业或国家技术标准、适用产品的法律法规等。 3.4 QMS体系文件、工程受控文件和外来文件均为受控文件。 3.5外发文件指因需要外发至供应商或者顾客处的公司品质管理体系文件。 4.0权责定义 4.1品质部文控中心负责文件的标识、发放、回收、归档、作废处理和更改等活动的控制管理。 4.2工程部负责工程受控文件的收集、编制、更改及审核。 5.0作业流程 5.1文件编制流程： 输入 流程图 文件编制 文件需求 输出 编制好的文件 责任单位 重点提示/说明 相关文件/记录 文件制订人员填写《文件申请表》，交部门经理审核后，编制部门 《文件申请表》 交管理代表核准后，交文控进行修订。 1、手册由总经理批准； 2、程序文件由管理者代表批准； 3、三阶文件由管理代表批准； 文件制定完成后由文控登录于《文件清单》中。 编制好的文件 文件审核 审核完的文件 各部门 管理者 代表 《文件清单》 文件发放 已受控的文件 品质部 文控 审核完的文件 1、加盖“受控文件”章； 《文件发放、回收2、文件接收部门在《文件记录表》 发放、回收记录表》上签 收。 已受控的文件 文件保持 已发行的文件 收文部门 予以保持文件的最新版本。 机密文件，严禁外泄与复制！
文件编号： M—P—QA001 版本： A 文件名称： 文件管理程序 页码： 第3页，共6页 5.2文件修改流程： 输入 流程图 文件修改申请 输出 责任单位 重点提示/说明 文件修订人员填写《文件申请表》，交部门经理审核后，交管理代表核准后，交文控进行修订。 1、手册由总经理批准； 2、程序文件由管理者代表批准； 3、三阶文件由管理代表批准； 依据《文件申请单》 内容进行修改 1、加盖受控章 2、并立即回收旧版本文件。 予以保持文件的最新版本。 《文件申请表》 相关文件/记录 文件修改需求 文件修改申请单 提出修 改部门 文件修改申请单 修改申请审批 审批过的修改申请单 各部门 管理者 代表 审批过的修改申请单 修改好的文件 文件修改 修改过后的文件 文件发放 旧文件 回收 已发行的文件 品质部 文控 品质部 文控 文件发放 《文件发放、回收记录表》 发放的文件 文件日常维护 收文部门 6.0作业细则 6.1文件编制及其审核、批准权限 6.1.1 QMS体系文件、工程受控文件依据《文件管理程序》的要求进行编制； 6.1.2 程序文件内容必须包括编制文件的目的、范围、名词定义、权责定义、作业流程、作业细则和参考文件及记录等。 6.1.3 公司内部编制的QMS体系文件必须具有文件名称、文件编号、版本、页码控制。 6.1.4 品质手册由管理者代表编制，总经理批准。 6.1.5 程序文件由相关部门负责人编制，部门经理审核，管理者代表批准。 6.1.6 各部门三阶文件由相关部门人员编制，部门经理审核，管理者代表批准。 6.2文件的编号 1） 质量手册： M — QM001 品质手册代号 本公司英文简称 机密文件，严禁外泄与复制！
文件编号： M—P—QA001 版本： A 文件名称： 文件管理程序 页码： 第4页，共6页 2） 程序文件： M — P — X X YYY 文件顺序号（001-999） 部门代号 程序文件代号 本公司英文简称 3）工作文件： M — W — XX YYY 4）表单记录： M — F — XX YYY X 文件顺序号（001-999） 部门代号 工作文件代号 本公司英文简称 表单记录版本号 表单记录顺序号（001-999） 部门代号 品质记录代号 本公司英文简称 5）外来文件： OF — 0001 6.2.1各部门代号: 总经理：GM 管理者代表：MR 工程部：EN 品质部：QA 市场部：MA 行政部：AD 资材采购：MP 资材仓库：MS 生产部：PR 计划部：PM 机密文件，严禁外泄与复制！
外来文件顺序号 外来文件代号 文件编号： M—P—QA001 版本： A 文件名称： 文件管理程序 页码： 第5页，共6页 6.3文件版本号规定 6.3.1 A 版本号 6.3.2文件版本包括版本号及修订次数号；当文件为新版时，其修订次数号省略不写。 6.3.3当文件有多页时，分页设定版本号及修改次数。 6.3.4当某页进行修改时，其“版本号”不变，“修订次数”作相应递增（A1，A2，„„）；当某页修改次数已达到10次时，则整份文件重新换版发放，其“版本号”作相应递增，“修改次数号”归零（B、C„„）；如整份文件一次性修改内容较多，则文件直接升版。 6.4文件发行 6.4.1品质部文控或工程部根据文件需求发放文件；在发放前，须在副本文件加盖相应的印章（“受控文件”或“工程受控文件”章），并填写《文件发放、回收记录表》，接收部门在《文件发放、回收记录表》上签收，OK做存档。 6.4.3所有受控文件不得复印，如在使用过程的文件破损严重，影响使用时，应将破损文件交回文控，并由文控补发新文件，版本号不变。 6.4.4如有一阶、二阶、三阶文件被遗失或需增加时，由所需部门填写《文件申请表》，审核权限依6.1条款进行作业，由文控进行补发。 6.4.5如工程受控文件被遗失时，则由所需部门填写《文件申请表》由工程部负责人批准后交工程部补发。 6.5文件的管理 6.5.1所有QMS体系文件经过审批后，原件不加盖任何印章，由品质部文控进行归档并登记《文件清单》。 6.5.2当文件有版本变更时，《文件清单》应及时做出更新； 6.5.3需临时借阅有关文件的人员，须经持有部门负责人同意后，方可借阅，并填写《文件借阅登记表》； 6.6文件的修订 6.6.1当公司QMS体系文件需要更改时，由更改申请人填写《文件申请表》，品质手册由总经理批准，程序文件由管理者代表批准；三阶文件以及表单由部门负责人进行审批，审批后交由文控进行统一修改。文件版本号的修改依据6.3条款进行。 6.6.2更改时可以采用划改或换页方式进行，修改后的文件按照6.4条款进行发放。 6.6.3工程受控文件，更改方式一般采用划改且其版本号可不变，但划改时必须注明划改出处，划改人签名和更改日期。 6.6.4顾客提供文件的更改必须由顾客提供书面的更改要求，交文控发放新文件代替旧文件。 机密文件，严禁外泄与复制！
文件编号： M—P—QA001 版本： A 文件名称： 文件管理程序 页码： 第6页，共6页 6.7作废文件的回收 6.7.1经更改后的作废文件，文控/工程部须在发放新文件的同时对其进行回收，并填写《文件发放、回收记录表》，回收部门在记录表上签回以作为回收记录。 6.7.2回收的作废文件副本应由文控/工程部加盖“作废”章或打“X”标识； 6.7.3作废文件正本由文控在其原稿每页加盖“作废”章，由文控保存；正本作废文件的保存期限为二年。 6.7.4对于文件的其它呈现形式如软件、电子媒介也应按照本程序适用条款进行控制。 6.8外来文件的管理 6.8.1各部门的外来文件一律交由文控受控。 6.8.2 文控在外来文件加盖“外来文件”章，依据6.2进行编号，顾客提供图纸由工程部依据《工程技术资料编号规定》进行编号。 6.8.3文控按需求依据6.4条款进行发放，形成《文件发放、回收记录表》，将外来文件的发放记录另外进行保管。 6.8.4所有外来文件由文控形成《外来文件清单》。 6.8.5当顾客文件由顾客确认后需要进行更新时，由文控及时发放新的顾客文件，同时回收旧版本顾客文件，登记《文件发放、回收记录表》。 6.9外发文件管理 6.9.1 由需求部门填写《文件申请单》，交管理者代表批准。 6.9.2经批准后，将申请单交至品质部文控，由文控将电子文档或者书面文件发放至需求部门，书面文件需盖加盖受控章，需求部门在《文件发放、回收记录表》上签字确认，并备注为外发文件。 6.9.3当文件发生更新时，由文控将新文件发放至原需求部门，有需求部门知会客户/供应商进行更新。 7.0参考文件及记录 7.1参考文件 《工程技术资料编号规定》 7.2记录 《文件清单》 《外来文件清单》 《文件申请单》 《文件发放、回收记录表》 《文件借阅登记表》 机密文件，严禁外泄与复制！
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