公司印章管理制度

公司印章管理制度

一、总则

公司印章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征。为了保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，制订本制度。

二、管理职责

1.董事会作为集团印章的管理和决策机构，主要履行以下职责： （1）审批公司印章的刻制； （2）审批印章的停用； （3）审批印章的更换。

2.综合部为印章归口管理部门，主要履行以下职责： （1）按国家相关法律法规要求刻制印章； （2）对新印章做好戳记，并发文告知启用； （3）统一保管印章留样；

（4）保管集团公司公章、公司合同专用章； （5）保管法人签字名章； （6）保管各子公司公章；

（7）负责设立印章使用登记台帐； （8）负责印章使用的审核工作。

3.集团各部门、下属公司作为印章管理的参与部门，主要职责如下： （1）公司各部门提出专用章（部门章、财务专用章、劳动人事章等）申请；

（2）各子公司按国家相关法律法规要求刻制公司公章、法人章； （3）财务部保管法人印鉴章、财务章、发票专用章； （4）各部门章由各部门保管。

三、管理内容和方法 （一）公司印章的刻制

1.公司印章的刻制均须报集团董事会审批。（见附件1：《印章刻制申请表》）

2.公章、法人个人名章、合同专用章等，经集团董事会审批同意，由集团综合部按国家相关法律法规要求刻制。

3.公司各部门的专用章（部门章、财务专用章、劳动人事章等），由各部门根据工作需要提出申请，经集团董事会审批同意，由集团综合部按国家相关法律法规要求刻制。

4.各下属公司公章、法人章，由各子公司按国家相关法律法规要求刻制。

5.未经公司领导批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章。 （二）公司印章的启用

新印章要做好戳记，并由集团综合部在集团范围内发文告知启用。印章留样统一在集团综合部保管。（见附件2：《集团印章备案登记表》）

（三）公司印章的管理责任者及使用范围

公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。 1.集团公司公章：

公章由集团综合部专人保管。公司公章使用范围主要为： （1）公司对外签发的文件；

（2）公司与相关单位联合签发的文件； （3）由公司出具的证明及有关材料； （4）公司对外提供的财务报告； （5）公司章程、协议； （6）员工的任免聘用；

（7）合同（协议）、资金担保承诺书；

（8）其他需要使用公章的。 2.公司合同专用章：

合同章由集团综合部专人保管。公司合同专用章的使用范围主要为： （1）对外投资、合资、合作协议。 （2）各类经济合同等。 3.公司（法人）个人名章：

法人印鉴章由财务部保管，主要用于加盖银行汇票、现金支票、财务报表等。

法人签字名章由综合部保管，主要用于加盖合同、协议及其他需要法人签名的文件。

4.财务专用章：

财务章由财务部保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章，发票专用章由财务部专人保管。

5.公司各职能部门专用章：

各部门章由各部门保管。主要适用于公司内部工作联系使用，盖章前须先填写《印章使用申请表》，由部门负责人同意签字后方可盖章，同时应做好留底工作。每年底将全年台账资料交综合部档案保管。

6.下属公司公章：

由下属公司统一保管，使用本公司负责人审批。实体化运作后，各级子公司公章的使用遵照集团印章管理制度执行，公章必须经子公司法人代表签字审批后方可使用。

（四）公司印章保管人的职责 1.负责印章的保管。

2.负责设立印章使用登记台帐。 3.负责印章使用的审核工作。

4.印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，可由部门负责人指定专人代替，但必须办理移交手续，并填写印章移交登记表。（见附件4：《印章移交登记表》）

5.为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提取现金。

（五）公司印章的管理、使用 1.印章的使用

（1）印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序，按照印章的使用范围，经审批后方可用章（见附件3：《印章使用申请表》）。所有盖章主要内容需留底备查。具体程序如下：

①公章的使用：用印人须填写《印章使用申请表》（见附件3），由部门负责人审核，分管副总核准，总经理审批后方可盖章。其中：公司基础性资料，如：公司章程、营业执照、开户许可证、信用代码证、法人身份证、验资报告、财务报表、征信查询授权书，以及工程项目办理报批报建手续，由部门负责人审核，分管副总审批后方可盖章。集团公司发文、发函等公文往来用章，按收发文制度要求管理，无需重复填写申请书。

②合同章的使用：用印人须先填写《印章使用申请表》，由部门负责人和审计法务风控部共同审核，分管副总核准，总经理审批后方可盖章。

（2）印章的使用由管理员设立使用登记台帐，严格审批和登记制度。（见附件5：《集团印章使用登记表》）

（3）公司法人个人名章由法人本人签字或被授权人签字后方可使用。

（4）财务章、发票专用章、法人个人名章由财务部门按岗位职责权限使用。

（5）严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，需填写携带印章外出登记表后，由集团公司领导签批后方可带出，印章外出期间必须由两人同行，两名借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。（见附件6：《携带印章外出申请表》）

（6）以公司名义签定的合同、协议、订购单等，由专业人员审核，集团公司领导批准后方可盖章，具体审批程序按相关规章制度执行。对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰。

（7）任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。用章材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。

2.有下列情况之一的，印章管理人员不得用印：

（1）涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件、材料； （2）未批准的文件、材料；

（3）非公司员工或与公司工作、业务无关的文件、材料； （4）空白的介绍信、空白证件、空白纸张等。 3.印章的保管

（1）印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

（2）印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。

（3）印章管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。

（4）非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。

（5）印章应及时维护、确保其清晰、端正。

（6）印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向部门负责人和集团领导报告，并备案，配合查处。

（7）因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，须办理携带印章外出登记手续（见附件6：《携带印章外出申请表》）。

（8）公司印章只适用于与公司相关业务，不得从事有损公司利益之行为。

（9）所有印章的使用，必须严格执行公司的印章使用规定，做好申请和使用登记。如违规使用出现问题，后果自负，给公司造成损失的，公司将依法追究其法律责任。

（六）公司印章的停用 1.有下列情况，印章须停用： （1）公司名称变动。 （2）印章使用损坏。

（3）印章遗失或被窃，声明作废；如遗失公司基本印章时必需按规定登报申明。

2.印章停用时须经集团董事会批准，及时将停用印章封存或销毁，建立印章存档、销毁的登记档案。（见附件7：《印章停用申请表》）

3.印章的更换

更换印章时应由印章保管人员根据相关文件填写《印章停用申请表》，经集团董事会核准后，交由集团综合部按批示处理，并填写《印章刻制申请表》申请新的印章。

四、附则

本制度由集团综合部负责制订、修改并解释。此前集团的相关管理规定，凡与本制度有抵触的，均依照本制度执行。

本制度未尽事宜，执行国家有关法律、法规和公司的有关规定。

本制度经集团董事会审议通过后生效实施。 五、附件

附件1：印章刻制申请表 附件2：印章备案登记表 附件3：印章使用申请表 附件4：印章移交登记表 附件5：印章使用登记表 附件6：携带印章外出申请表 附件7：印章停用申请表

附表1:

印章刻制申请表

申请部门 申请时间 申请原因及用途 □ 公 章 □ 财务专用章 印章类别 □ 部门专用章 □ 合同专用章 □ 其他 印章名称 申请人 启用时间 部门负责人审核 分管副总 审 批 总经理 审 批 董事长 审 批

附表2：

印章备案登记表

印章刻制 时 间 印章名称 印 模 管理责任人 保管责任人 备注

附表3：

印章使用申请表

申请部门（公司） 印章类别 使用印章时间 标题： 用印材料 名称及用途 用途： 申请部门负责人审核 分管副总 审 批 总经理 审 批 摘要： 用印经办人 用印数量 留底及份数 注：1、盖章前审核领导需对用印的文件的内容或出示证明的用途等进行把关检查，对不

宜用印的应说明情况。

2、印章保管者对不符合用印手续的要予以拒绝；凡申请使用印章的应在《印章使

用登记表》上进行详细的登记，注明用印文件和内容、份数、经办人和审批人等。

附表4：

印章移交登记表

移交时间 印章名称 印模 移交人 接交人 监交人 注：1、接收人严格按照公司印章管理制度的要求管理印章，保证印章的安全；

2、接收人严格审核需盖章资料的盖章审批程序，并按台帐要求的标准做好用章记录；

3、接收人绝不利用保管印章的方便为自己或他人谋取私利，侵害公司的合法权益，否则自愿承担一切责任；

4、接收人保证在移交人回公司后及时将印章交回。

附表5：

印章使用登记表

日期 用印材料内容 印章类别 用印数量 经办人 最后审批人 备注 注：“最后审批人”根据“印章使用申请表”的审批结果填写

附表6：

携带印章外出申请表

申请部门（公司） 使用时间 借用事由 申请人 申请部门负责人审核 印章类别 分管副总 审 批 □集团公章 □法人章 □合同章 □其他 总经理 审 批 注：1、借用人员必须为两人。

2、借用人应妥善保管所借用的印章，确保印章的绝对安全。严格按照所申请的用途使用印章，不将印章用于其他用途，绝不利用借用印章的方便为自己或他人谋取私利，否则自愿承担由此造成的一切法律任。

印 模 印章交付时间：年月日时

借用人： 保管人： 申请部门负责人： 印章归还时间：年月日时 确认：印章外观验收无误。

借用人： 保管人： 申请部门负责人：

附表7：

印章停用申请表

报备部门 （公司） 报备时间 停用原因 印章名称 停用日期 印章印模 销毁时间 申请人 申请部门负责人 审 核 分管副总 审 批 总经理 审 核 董事长 审 批