关于完善酒店物品采购和报销流程的规定

关于完善酒店物品采购和报销流程的规定

为了完善酒店物品采购和报销的各项流程，杜绝酒店重复采购导致的浪费及完善酒店报销的规范性，特制定以下规定：

一、 物品采购流程

1、 酒店各部门根据业务情况，合理提出物品申购需求，并填写《物品申购单》，物品申购单应将申购日期、时间、申购部门、用途、名称规格、单位数量等信息填写完整，如有特殊要求，应在物品申购单中“备注”一栏填写清楚，如：要求X月X号采购到位；要求XX颜色等。

2、 填写好《物品申购单》后，交给部门经理（部长或者部门负责人）审批，部门经理应对申购物品是否有必要购买和购买的数量、材质、品牌进行审核，审核无误签字后将《物品申购单》转交至酒店总仓。

3、 洒店总仓管理人员收到申购单后，应审核申购物品总仓是否有存货，如有存货，将此物品申购栏划掉，并在“备注”栏里备注：此物品总仓有存货，直接将此货出库给申购部门

4、 酒店总仓管理人员审核申购物品无误后在《物品申购单》中签字，将《物品申购单》第一联（白联）返还给申购部门，第二联（红联）放在总仓指定位置，并电话通知采购人员前来拿单采购。采购的进度由总仓管理人员和申购部门共同跟进。

5、 非日常申购物品金额在1000元（含）以上的申购单（如增加酒店固定资产，申

购电脑、其它贵重物品等）应将申购单上报至总经办签字后方为有效，总经办签字后再转交酒店总仓。

6、 采购人员根据《物品申购单》内的申购物品进行采购，采购应依据：货比三家、保质保量的前提进行采购，并做好采购物品的到货及售后服务跟踪工作。

7、 采购人员将物品采购回来以后，将物品交于总仓，由总仓（或者申购部门）验货无误后，开具入库单据，并做好物品入库台帐信息。

8、 仓库管理人员通知申购部门申购物品已到，尽快来总仓领取。

9、 申购部门领取申购物品时，应核对所申购物品和采购到的物品是否符合、物品质量、数量及生产日期是否满足部门需求，核对无误后在总仓出库单中签收领取物品出库。

10、 申购部门在使用采购的物品时,合理的向采购部门反馈物品使用情况,以便采购部能对供应商和物品采购进行合理优化.

二、 酒店采购报销流程

1、 酒店所有物品采购、装修施工等需支付供应商钱款的所有项目，都需通过酒店采购部门进行采购。涉及到酒店广告、宣传或者装修施工专业性较强和要求较高的采购类，需申购部门与供应商直接交涉，涉及钱款等事宜的，需得到采购部的许可。与供应商交涉的结果也需汇报至采购部，采购部同意后方可向供应商下单。

2、 采购员报销现金采购物品费用在1000元以下的，需凭酒店总仓入库单、发票（或者盖单的收据）汇总，填写《费用报销审批单》，交由采购部部长签字后方可到财务给予报

销，费用在1000元（含）以上现金报销除采购部长签字外，还需酒店总经理签字后方可到财务给予报销。

3、 对酒店采购的物品，由于特殊原因，未进入酒店总仓，直接送到部门使用的，报销时需要当事部门负责人签字确认后再上交至采购部进行费用报销审核。当事部门负责人一定要实事求实的核对采购事项，对不是自己经手或自己不了解的采购事项，不可乱确认，对不知情或者不了解的采购事项一定要进行调查核实或者现场核对后方可签字。

4、 酒店采购的所有物品，原则上需当月向采购部申报费用，以免采购时间太长，给报销核实带来不便。

5、 酒店所有的采购报销，采购部都需对事件、物品、数量、质量、价格等进行核实，核实无误后采购部长方可签字

5、如违反以上采购和报销流程规定，将对当事部门或者个人视情况给予现金处罚、降级或者开除处理。对给酒店带来的经济损失的，需追究其经济赔偿责任。