“一机一档”建档标准
一、每台大型设备必须建一个档案，每个档案必须建一个目录，对于同类设备共用的资料，可放在其中一个档案内，但要在其它设备的目录的备注栏中注明在某某档案中。
二、建档时应优先选用电子档案管理，具备条件的矿井，应将电子档案输入集团公司物资管理信息化系统，做到网上查询，资源共享。
三、设备档案分为固定，动态，影像三部分。
（一）固定部分包括：
设备使用说明书；安装基础图；设备安装图；设备配件图；出厂试验报告；安装调试验收单；设备系统图等。有条件时应逐步采用照片、扫描文件存入电子版档案中。
（二）动态部分包括：
1.设备技术特征卡片；（电子版推荐用电子表格形式）
2.设备历次性能测试报告（主变压器为电气试验报告）；历次关键零部件探伤报告；测试和探伤后需整改的分析报告和处理改进意见（随报告存放）；
3.设备履历表：记录设备从安装开始到使用中的主要事件，表中要有序号，日期、内容，备注。
4.大修及技术改造记录：表中要有序号，日期，大修（改造）的原因，大修（改造）
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内容，修理单位，备注等。
5.设备事故记录：表中要有序号，日期，事故内容，事故产生原因，处理方法，备注等。
6.设备质量问题记录：表中要有序号，日期，质量缺陷说明，质量问题部件生产厂，备注等。
7.设备更换主要零部件记录：表中要有序号，日期，更换件名称，规格型号，数量，生产厂，更换施工单位，备注等。
8.主钢丝绳换绳记录：（限于主提绞车）要有序号，日期，旧绳使用时间（天），旧绳使用钩数，旧绳问题简介，旧绳生产厂，新绳规格型号，数量，生产厂，备注等。
（三）影像部分包括：
设备外观照片；设备铭牌照片；设备质量缺陷、损坏情况照片；各类设备系统图照片
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