数字档案管理中存在的问题与对策分析

摘要：随着社会的发展，科学技术的更新换代，档案已经由传统的纸质档案向数字档案迈进。档案的管理是一项重要的工作，目前档案管理模式也发生了很大的变化，在档案管理的过程中需要有效的制度支撑，我国各地逐渐实现了档案信息化管理。在管理的过程中可能会遇到很多的问题，人们享受到数字档案的优势，同时也面临着许多问题。比如有时效性更强，内容更加真实可信的优势，但是其中又伴随着数字化的一些问题，本文对数字档案管理中存在的问题进行了详细的分析和研究，结合实际情况提出了有效的解决对策。对于档案管理人员而言不仅需要提高一定的专业技能，还要有顽强的毅力以及强大的耐心，积极采取具有针对性的解决措施。

关键词：数字档案管理；存在的问题；对策分析 目前在我国随着计算机技术、通信技术以及多媒体网络技术的快速发展，作为网络信息高速发展的重要标志，数字档案管理被广泛应用。传统纸质档案已经被数字档案代替，数字档案管理应运而生，通过网络连接，以数字化的形式存储，方便存储，方便资源共享，它将各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，这是数字档案非常重要的优势。但

是事物是有两面性的，数字档案也存在着一定的弊端，直接限制了数字档案管理的进一步发展，对数字档案管理的未来发展来说，解决并完善问题是十分必要的。本研究将找出数字档案管理过程中出现的漏洞，并针对每一个问题提出相对合理可实施的解决对策，提高数字档案的质量，促进档案管理数字化的高速发展。

一、数字档案管理中存在的问题。

1、档案数字化管理工作未得到足够的重视，部分职工电脑操作能力不强。政府财政每年都有档案数字化专项经费的预算，但是在真正落实的时候，有些企业并没有安排专人进行档案管理，资金的投入力度存在差距，在信息化快速发展的今天，档案数字化的“软”“硬”条件不能充分满足发展的需要。目前计算机成为主要的办公工具，我国正面临人口结构老龄化的趋势，他们虽然熟悉业务工作、经验丰富，但是对计算机的操作却不熟练，阻碍了办公自动化，影响了档案数字化管理的正常推行。部分单位安排即将退休人员负责文件收发这项工作，由于年龄的原因，学习新技能比较困难，档案数字化管理系统掌握的不够透彻。

2、数字档案管理中缺乏专业的人才。档案数字化管理并不是一项简单的工作，其专业性非常的强，因此要求档案管理从业人员具备专业的档案管理知识，并熟练掌握较高的计算机技能，具备较强的信息处理能力。但是目前许多单位

档案管理人员并非档案专业毕业，大部分人没有掌握相关的档案管理专业知识，对计算机操作也不熟练，没有接受过档案数字化相关的专业培训，严重影响了工作效率。 3、数字档案缺乏永久性、安全性，不能确保真实性。 在真实记录了档案文件后，数字档案的储存很难实现永久性，随着多媒体的普遍应用，保存的介质变得复杂化，存储介质容易受到磁场的影响，数字文件的保存内容容易受到破坏。因此，必须有更高的技术，目前在我国技术发展不一致，没有一致的标准化管理，阻碍了数字档案的内容流通。数字档案管理的过程中，由于计算机病毒、网络黑客和系统不稳定等因素存在，直接阻碍了数字档案管理的发展。在传输的过程中，需要保密的档案文件，容易受到病毒的侵袭或者网络黑客的攻击，甚至被他人盗用，不能确保档案文件的保密性，造成很大的损失。网络信息环境的不安全性，阻碍了数字档案管理的正常发展，数字档案缺乏纸质文件所具有的真实性，容易受周围环境影响。某种利益的驱使个人可能在不被察觉的情况下对档案进行改动，造成文件的不真实，导致储存的困难。

二、提高数字档案管理的有效对策。

1、提高对数字档案管理工作的重视程度，提升员工电脑操作能力。严格按照规定，单位档案必须定期向本单位相关部门档案室移交，集中管理，重视收集档案的工作。严格

按照规定认真的贯彻执行，加强对数字档案管理工作的投入。进一步推进档案数字化的快速发展，逐步加大馆藏档案数字化建设投入，引进专业人才，为档案管理员量身订制培训计划，为工作人员组织专业的业务培训，不但要对计算机应用理论知识学习进行培训，更重要的是系统文件管理，常用办公软件的实际操作，强化档案数字化软硬件设施建设，确保相关的工作人?T掌握计算机相关知识的同时提高实际操作能力。并将档案数字化经费纳入财政预算，确保完全的落实。 2、培养数字档案管理专业化人才，强化档案管理人员的工作意识？。国家高度重视档案管理学科建设，开设档案专业的学校，开设档案专业的课程，有电子文件方式管理档案的相关知识。从事数字档案管理的相关人员一定要接受过相关的专业学习和培训，成为档案管理教育的专业型人才。在实际的工作中，组织档案管理人员定期进行专业培训，提高管理人员的职责意识和法律意识，加强其知识储备量，全面提升档案管理人员的文化素质，促使管理人员更好地进行管理工作。

3、在数字档案管理中加强数字档案的永久性、安全性、真实性。建立并完善数字档案信息系统，在第一时间备份新的数字档案信息，提高数字档案的利用率，组织人员定期对档案数据库进行必要的维护，坚决避免出现信息泄露的情况。保证档案信息的完整性能够方便信息交流，资源共享。建立

完善的档案分类标准，根据信息内容、收集时间、数据类型等分类保存，在查找的时候能够更加的方便，保证数据信息的永久性。采用高质量的介质存储数字档案，加强硬件设施的建设，安装安全防护措施。定期清理计算机垃圾，及时的清除病毒。及时进行备份，定期检查，将储存数字档案的介质妥善保管到安全处。防止档案信息被盗用或者篡改，及时升级防护软件，进一步确保档案信息的安全性。建立完整全面的规章制度，在工作人员整理数字档案的过程中，在排除人为因素的情况下，严格监控周围环境，合理运用相关的技术措施来解决，运用不可逆存储介质来最大程度的防范数据文件被修改，确保档案文件的真实性和完整性。 三、结束语：

综上所述，数字档案管理的过程中，电子文件的风险不是主观的，是客观存在的，数字档案的风险是不确定的，因此数字档案的管理部门和管理者一定要提高对数字档案的管理，提高对数字档案风险的警觉度，避免由于风险引起的重大损失。在管理的过程中把预防风险作为工作的重中之重，相关的管理人员应该积极的提高专业水平，根据现状制定相应的管理制度，制定并完善有效的风险防范办法，提高数字档案管理水平，提高数字档案的利用率，有效的规避数字档案的风险，进一步降低损失。