浅谈城建档案管理存在的问题及对策

文／大理白族自治州建筑施工安全监督管理处　　　　龚小萍

【摘要】当今时代，科学技术发展日新月异，城建档案管理也正走上现代化管理的道路，但是由于各方面因素的共同影响，导致当前城建档案管理面临诸多问题，在此情况下，我们有必要针对城建档案管理进行分析和研究，探索问题产生的根本原因，并提出相应的对策，以期能促进城建档案管理效率和质量的提升，推动城建档案快速发展。

【关键词】城建档案管理；问题；对策

一、当前城建档案管理存在的主要问题

（一）档案管理意识薄弱，管理体制不健全。很多项目单位对档案管理工作的认识往往存在一定的曲解，自身档案管理意识薄弱，日常工作中没有给予足够的重视。同时也没有建立完善的档案管理制度，导致档案管理和项目建设之间缺乏同步一致性，项目文件档案的形成、整理和归档等工作程序未能得到有效控制，文件毁损、遗失和不按规定进行归档的行为仍然时有发生。

（二）工作管理体制不顺，项目缺乏监督。目前，在不少项目档案管理工作过程中，存在工作管理体制不顺的问题，相关管理部门以及集团公司并没有针对所属项目加强监督和指导，导致项目管理工作条块结合、多方齐抓共管的大好局面尚未形成，对档案管理工作实施依法管理的方法和手段有待提高。

（三）项目档案工作管理方法落后。尽管目前项目法人制、合同制、招投标制以及监理制等相关管理体制基本完善，但是缺乏对项目档案工作的研究，致使项目档案工作管理的方式方法落后，难以满足形势发展需要。

（四）缺乏足够的档案管理专业人才。目前，很多地区都严重缺乏档案管理专业人才，主要原因在于自我提升落后和社会形象较差，很多地方都没有重视档案管理工作，也没有紧跟时代步伐去提升自我，致使档案管理岗位人员存在“引不进，留不住”的问题。同时，如果档案管理人才依然按照传统理念进行档案收集和管理，不仅难以满足城市建设发展的需要，同时也与科学发展观的理念相违背。正是因为上述问题的存在，对项目档案工作的正常开展造成了严重影响，很多项目都没有按照规定形成竣工档案资料，有的项目档案缺乏准确性和完整性，对项目生产与维护带来巨大隐患，因此，各级档案行政管理部门、主管部门等应当高度重视这些问题，积极分析和研究，探讨解决的办法。

也就是说，在项目刚立项时就着手介入，要求项目法人建立并不断完善项目档案工作，建立项目档案管理网络，明确岗位职责与权限，加强相关法律法规宣传，建立完善的项目档案工作管理体制，在项目建设中不断加强业务督导，确保各种文件资料能够按规定进行积累、编制和立卷。同时专门针对项目设计、施工、竣工等重要环节完善相关制度，保证资料档案的完整性和准确性。工程项目进入验收阶段后，应当将档案资料作为竣工验收的重要资料，做好档案交验工作，积极与相关部门间进行协调与配合，严格审查档案资料的准确完整性，一旦发现存在问题，督促其限期整改，保证档案质量。

（三）提高档案管理人才队伍建设水平。档案管理人才队伍建设关键在于引进和培养两种方式。一方面，很多高校为迎合档案管理人才市场需求，都纷纷开设了档案管理专业，对档案管理单位而言，应当充分利用高校学生毕业季搜罗档案管理及计算机技术人才，为档案管理做好人员储备工作，充当坚实的后备军。另一方面，档案管理单位应当重视现有档案管理人才的培训工作，及时更新其知识结构，充分挖掘员工的内在潜力，提高其业务素质以及业务技能水平，确保重点项目档案工作能够顺利有序开展。此外，还应重视对管理人员的培训，可采取送培、观摩以及参与系统研发和服务等方式，做好管理人员培训工作，从而让他们的管理能力和水平得到有效提升。

（四）探索加强项目档案工作的新途径。现如今，各种项目建设管理体制已基本制定并得到全面实施，如招投标制、合同制以及监理制等，项目建设管理模式越趋多样化，比如说总承包制、“小业主大监理”等，项目档案工作也因此受到较大影响，在此情况，唯有严格按照国家相关法律法规，探索新的项目档案工作的管理思路、模式以及相应的方法与手段，以适应时代发展的需要，确保项目档案管理工作能够得以有序进行。

三、结束语

综上所述，为了加强城建档案管理，必须立足于城市建设发展实际，有针对性地加强与完善，既要转变传统旧观念，还应建立完善的项目档案管理制度，增强档案管理意识，实施跟踪管理，提高档案管理人才队伍建设水平，并积极探索加强项目档案工作的新途径，从而让城建档案管理工作水平更上一层楼。

【参考文献】

[1]张华.城建档案管理现状及创新路径探究[C].\"决策论坛——企业党建与政工创新工作发展学术研讨会\"论文集(下),2016.

[2]吴艳微.论档案管理的信息化建设[C].\"决策论坛——管理科学与工程研究学术研讨会\"论文集(上),2016.

[3]戴鑫.浅谈档案管理存在的问题及对策[C].2015科技产业发展与建设成就研讨会,2015.

二、提高城建档案管理水平的对策与建议

（一）建立完善的项目档案管理制度。项目档案管理制度是否完善往往直接决定项目档案管理工作质量。对于各个重点建设项目，应当结合国家相关行业文件、规范以及相关标准，并根据项目自身实际建立完善的档案管理制度。在建立归档制度的基础上，确定归档的范围、时间、归档的套数和要求。同时，作为项目法人，应按照一定的分类标准，合理编制档案分类大纲，从而对竣工档案资料的编制与整理提供有效指导。

（二）增强档案管理意识，实施跟踪管理。为了有效加强档案管理工作建设，就必须不断提高管理人员对档案管理重要性的认识，并增强其档案管理意识。在加强档案保存及管理的基础上，还应提高自身服务意识，从而更深层次地开展档案管理服务工作。为了在项目档案工作与项目建设实现同步一致，

２０１７／０７　　（上）　　总第２７０期　　　

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