学习贯彻新制度 浅议采购与付款的内部会计控制 文／陈茹云 — 市场经济条件下，一个单位要实现可持续发展，一个完整 出的有关采购与付款交易相关职责适当分离的基本要求。 三、采购与付款涉及的相关凭证 ＩＪ一而且运行有效的内部会计控制是不可或缺的。一个完整 的内部会计制度包括但不仅限于以下几个部分：销售与收款、 采购与付款、存货与仓储、筹资与投资、货币资金等。本文从采 购与付款的角度探讨单位的内部会计控制制度。 一采购与付款交易通常要经过请购——订货——验收—— 付款四个程序，同时涉及相关的凭证，而这些凭证是单位进行 会计处理的原始凭证。涉及凭证通常有请购单、订购单、验收 、采购与付款的内部会计控制的含义 内部控制是单位为合理保证财务报告的可靠性、经营的效 率与效果及对法律法规的遵守，由治理层、管理层和其他人员 单、买方发票、转账凭证、付款凭证、应付账款明细账、付款凭 证、卖方对账单等。 四、采购与付款的内部控制 设计与执行的政策和程序。单位的采购与付款的内部会计控制 采购与付款业务是各单位经常发生的业务，其关键控制点 包括：①建立采购与付款的岗位责任制，明确相关部门和岗位的 职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、 制约和监督。②建立严格的采购与付款业务的授权批准制度， 规定经办人的职责范围和工作要求，同时保证审批人在授权范 是指单位活动中与会计相关的采购与付款的内部会计控制。 二、采购与付款内部会计控制的基本原则 不相容职务之间的分离是建立和实施内部会计控制的基 本原则，也是内部会计控制的核心要素。其实质是根据不相容 职务设置的要求，明确相关人员的职责权限，使其在各自的职 权范围内相互交叉、制约，进而在各自授权范围内行使职权和 围内审批。③对于重要的采购付款业务应当组织专业人员进行 可行性分析论证，并实行单位领导集体决策和审批。④建立采 承担责任，借以防止和发现经济业务与会计处理过程中可能出 现的差错和舞弊行为。因此，单位应当建立与采购与付款相关 的内部会计控制，明确相关部门的岗位职责、权限，确保办理采 购与付款业务的预算管理制度，实行限量采购管理，节约资金 使用。对于公用设施的采购，应合理确定采购量。⑤严格按请 购、审批、采购、验收、付款的程序办理采购付款业务，并及时准 确入账。⑥建立健全验收制度，根据制度验收所购物资或劳务， 出具验收单据或验收报告，实行验收与入库责任追究制度。⑦ 应加强对货款支付的控制，严格核对采购发票、验收单、入库 购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。 采购与付款交易不相容岗位至少包括：请购与审批；询价 与确定供应商；采购合同的订立与审批；采购与验收；采购、验 收与相关会计记录；付款审批与付款执行。这些都是对单位提 单、合同等有关凭证，检查其真实性、合法性，对符合付款条件 辑上的一致性。从而导致其反映的会计信息失真。笔者认为，根 据公允价值理论，反映资产、负债、所有者权益价值属．【生的是交 换价值。因此，采用公允价值计量模式应该是单一的市价计量， 据价值属性选择恰当的方法计量所有者权益价值尤为关键。现 行的公允价值计量模式下，由于所有者权益的属性与计量模式 之间存在逻辑上的不一致，建议采用单一市价计量模式计量资 而不是混合计量模式。在没有市场价格的情况下，应采取技术 方法估价，而不能采用其他计量方法进行替代，否则，价值属性 就不具有同一性。 产、负债、所有者权益，以客观、准确地反映所有者权益的市场 价值。 所有者权益代表了股东的权益。由于其不同的价值属性， 采用的计量方法就不同，从而产生了很大的价值差异。因此，根 作者单位：江西华泰会计师事务所九江分所 （责任编辑：小轩） 圈 中国农业会计２０１０＿－１ｏ 学习贯彻新制度 一ｉ ０ ｊ毫 ０ ００＿ｌｌ００ ０ 一；００ ＿＿一ｌｌｌＩ。臻 ｌｌ。 蠹薯 １ √ ｌｌ ｌ的采购业务及时办理付款手续。 五、单位具体的内部会计控制活动 实际现金支出有重大影响。因此，必须特别注意按正确的数额 记载企业确实已发生的购货和接受劳务事项。应付账款确认与 记录的一项重要控制是，要求记录现金支出的人员不得经手现 金、有价证券和其他资产。恰当的凭证、记录与恰当的记账手 在一个单位，如有可能的话，应将各项职能活动指派给不 同的部门或职员完成。这样每个部门或职员都可以独立检查其 他部门和职员工作的正确性。下面具体阐述单位的具体的采购 与付款业务活动及相关的内部会计控制。 （一）请购商品和劳务。仓库负责对需要购买的已列入存货 清单的项目填写请购单，其他部门也可以对所需购买的未列入 续，对业绩的独立考核和应付账款职能而言是必不可少的控 制。 在手工系统下，应将已批准的未付款凭单送达会计部门， 据以编制有关记账凭证和登记有关账簿。会计主管应监督为采 购交易而编制的记账凭证中账户分类的适当性；通过定期核对 编制记账凭证的日期与凭单副联的日期，监督入账的及时性。 存货清单的项目编制请购单。请购单可由手工或计算机编制。 由于企业内不少部门都可以填列请购单，不便事先编号，为加 强控制，每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员 而独立检查人员则应核对所记录的凭单总数与应付凭单部门 送来的每日凭单汇总表是否～致，并定期独立检查应付账款总 签批。请购单是证明有关采购交易的“发生”认定的凭据之一， 也是采购交易轨迹的起点。 账余额与应付凭单部门未付款凭单档案中的总金额是否一致。 （七）付款。通常是由应付凭单部门负责确定未付凭单在到 （二）编制订购单。采购部门在收到请购单后，只能对经过 批准的请购单发出订购单。订购单应正确填写所需要的商品品 名、数量、价格、厂商名称和地址等，预先按顺序编号并经被授 权的采购人员签名。其正联应送交供应商，副联则送至企业内 部的验收部门、应付凭单部门和编制请购单的部门。随后，应独 立检查订购单的处理，以确定是否确实收到商品并正确入账。 （三）验收商品。验收后，验收部门应对已收货的每张订购 一期日付款。企业有多种款项结算方式，以支票结算方式为例，编 制和签署支票的有关控制包括： １抛立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单总额的 致性。 ２．应由被授权的财务部门的人员负责签署支票。 ３．被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已经 单编制一式多联、预先按顺序编号的验收单，作为验收和检验 商品的依据。验收人员将商品送交仓库或其他请购部门时，应 取得经过签字的收据，或要求其在验收单的副联上签收，以确 立他们所采购的资产应负的保管责任。验收人员还应将其中的 一适当批准的未付款凭单，并确定支票收款人姓名和金额与凭单 内容的一致。 ４．支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳 或打洞等方式将其注销，以免重复付款。 ５．支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票。 ６．支票应预先连续编号，保证支出支票存根的完整性和作 联验收单送交应付凭单部门。 （四）储存已验收的商品存货。将已验收商品的保管与采购 的其他职责相分离，可减少未经授权的采购和盗用商品的风 险。存放商品的仓储区应相对独立，限制无关人员接近。 （五）编制付款凭单。记录采购交易之前，应付凭单部门应 编制付款凭单。这项功能的控制包括： １．确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致 性。 废支票处理的恰当性。 ７．应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支 票。 （八）记录现金、银行存款支出。以记录银行存款支出为例。 有关控制包括： １．会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明 细账的金额的一致性，以及与支票 总记录的一致性。 ２．通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的 日期，独立检查入账的及时性。 ２．确定供应商发票计算的正确性。 ３．编制有预先顺序编号的付款凭单，并附上支持性凭证（如 订购单、验收单和供应商发票等）。 ４．独立检查付款凭单计算的正确性。 ３．独立编制银行存款余额调节表。上述阐述的内部会计控 制只是一个理论设计，要使其真正发挥作用的关键在于有效实 施。要根据实际设计适合本单位的内部会计控制，提高管理者 的管理水平，有效地实施内部会计控制，提高单位的生存能力， 实现企业的可持续发展。 ５．在付款凭单上填人应借记的资产或费用账户名称。 ６．由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付 款。所有未付凭单的副联应保存在未付凭单档案中。以待日后 付款。经适当批准和有预先编号的凭单为记录采购交易提供了 依据。 （六）确认与记录负债。正确确认已验收货物和已接受劳务 作者单位：新疆农垦科学院 （责任编辑：小轩） 的债务，要求准确、及时地记录负债。该记录对单位财务报表和 中国农业会计２０１０＿－１０